Système de gestion et de capitalisation des connaissances-métiers en aménagement du territoire et développement territorial
Client
Ministère de l’Aménagement du Territoire National
Ministère de l’Aménagement du Territoire National, de l’Urbanisme, de l’Habitat et de la Politique de la Ville
La mise en place d’un système de gestion et de capitalisation des connaissances-métiers en aménagement du territoire et développement territorial au profit du Ministère de l’Aménagement du Territoire National, de l’Urbanisme, de l’Habitat et de la Politique de la Ville.
Dans un contexte où le Maroc, pays en plein phase d’émergence donne plus de valeur au capital immatériel et soucieux de la déperdition des connaissances et des expertises après les départs en retraite ou les départs administratifs des compétences, le Ministère de l’Aménagement du Territoire National, de l’Urbanisme, de l’Habitat et de la Politique de la Ville a décidé de mettre en place un système de gestion et de capitalisation des connaissances métiers en aménagement du territoire et développement territorial.
Dans ce cadre, le marché numéro 22/2017 a été attribué à Shared System pour la mise en place dudit système suite à un appel d’offre public.
Ce projet a été exécuté en plusieurs phases :
1. Cadrage et mise en place d’une méthodologie de travail
Le cadrage a été principalement réalisé par l’animation d’ateliers de travail avec les acteurs du Ministère sur les contours du projet (périmètre du projet, définition des grandes étapes, planification …). Un rapport de cadrage a été livré. Ce document en plus d’avoir présenté la méthodologie à suivre pour l’exécution du projet, il a explicité la stratégie de communication et de gestion des risques ainsi que notre approche qualité.
2. Diagnostic organisationnel du capital savoir
Dans cette phase, nous avons identifié et recenser l’existence en matière de Knowledge Management ainsi que les besoins en connaissances et en utilisation de ces connaissances, suivi d’un diagnostic des forces et les faiblesses du capital savoir-faire en aménagement du territoire (AT) et en développement territorial (DT). Ceci a permis de :
- Identifier les métiers pour pouvoir repérer les détenteurs afin de pouvoir capturer les connaissances dans les phases ultérieures ;
- Répertorier les pratiques en matière de gestion des connaissances-métiers au sein du Ministère et établir un état des lieux de la gestion des connaissances en aménagement du territoire avec une évaluation du degré de partage des connaissances au sein du Ministère ;
- Identifier les processus de transmission de connaissances et de leur gestion ;
- Identifier les «gisements» des connaissances à travers le répertoire de l’expérience et l’arbre de connaissances ;
3. Cartographie, capture et capitalisation des connaissances
L’objectif la phase III est la cartographie des connaissances critiques, la capitalisation de ces connaissances et la création de la mémoire organisationnelle. Après l’élaboration de la cartographie des domaines de connaissances, nous avons identifié les connaissances métiers critiques en pratiquant une étude de criticité des connaissances. Dans une deuxième étape nous acons procédé à la capture et la gestion des connaissances au sein du Ministère par la mise en place d’un ensemble de méthodes, modèles et processus de capitalisation. Cette phase à été abouti à :
- L’élaboration de la cartographie des connaissances stratégiques
- L’identification des connaissances critiques liées au domaine de l’aménagement du territoire et du développement territorial et l’élaboration de la cartographie des connaissances critique
- La capture des connaissances
- La modélisation et formalisation des connaissances
- La proposition d’une liste d’experts pour l’annuaire des experts
- L’élaboration d’un manuel des procédures de capitalisation des connaissances
4. Mise en place de la plateforme KM pour la gestion des connaissances au sein du Ministère
Dans cette phase, bous avons procédé au développement et à la mise en place d’une plateforme de gestion des connaissances qui a permis de centraliser et de partager les connaissances au sein du Ministère pour faciliter la formation et le développement des compétences des collaborateurs, ainsi que favoriser l’innovation et la créativité en permettant aux collaborateurs de partager des bonnes pratiques et leurs expériences.
Elle va aider à améliorer la qualité du travail et à l’intégration des nouveaux collaborateurs en favorisant le partage des guides, des retours d’expériences et des bonnes pratiques et en réduisant le temps de recherche d’informations par l’intégration d’un moteur de recherche efficace permettant de trouver rapidement des informations pertinentes en utilisant des mots-clés ou des phrases de recherche.
5. Accompagnement et conduite de changement
La conduite du changement a été basée sur la mise en œuvre d’une démarche participative impliquant responsables et acteurs pour pouvoir instaurer un changement progressif tenant compte de l’existant en termes de gestion et capitalisation des connaissances.
Cette démarche participative avait pour objectif d’expliquer le changement et faire participer les acteurs à son déploiement pour faciliter ainsi l’intégration du changement dans leurs pratiques quotidiennes et l’appropriation du système.